为适应信息化发展形势的需要，进一步提高机关工作效能，根据市政府的统一安排和部署，我局于去年11月开始全面使用政务公文与信息交换系统，据统计，07年9月至08年8月办理公文总数1867件，其中发文642件，收文1225件。截止目前，该系统运行情况良好，既提高了我们的工作效率和管理 水平，也节约了行政成本，得到了局领导和广大干部职工的认可。下面我就政务公文与信息交换系统应用工作，谈几点做法和体会：

    一、基本做法

    1、领导高度重视

    政务公文与信息交换系统能否成功地实施，与领导的决心、重视程度有着极大的关系。我局领导对公文交换系统应用工作十分重视，一是在年初计划中，将此项工作列入全局工作的“闪光点”，并投入专项资金用于购买防毒软件和路由器等网络设备；二是积极争取上级主管部门支持，08年初，省局一次性配置25台计算机，实现人手一机，满足了系统应用工作的需要，为实施无纸化办公奠定了物质基础；三是主要领导思想解放、突破陈规，带头学习、使用交换系统软件，主管领导亲自抓，重点抓，使系统应用工作得到了很好的落实。

    2、全面宣传发动

    政务公文与信息交换系统应用的起步阶段，我们也遇到了一些难题，有的同志平时习惯于手写文章，加上计算机数量不够，在思想上确有一些畏难情绪。还有少部分同志的思想观念没有及时转变，认为事不关己、高高挂起。针对这些情况，我们加强宣传引导，让干部职工来了解、熟悉、使用。年初，明确将此项工作纳入年度目标考核，主要负责人还特别强调:“中层以上干部要带头学习和使用计算机,充分发挥计算机在现代化办公中的作用，贯彻执行不力者年度考核不得评优”。一把手亲自宣传动员，调动了广大干部职工的积极性。

    3、完善组织制度

    为进一步强化对政务公文与信息交换系统的应用，我局成立了推进政务公文与信息交换系统应用工作领导小组，下设办公室，配备了专职干部，在各科室也相应配备了信息员；为配合系统的实施，规范日常管理，印发了《巢湖市食品药品监管局政务公文与信息交换系统管理暂行办法》（简称《办法》)，该《办法》规范了公文的流转程序及方式，对系统每个功能模块都严格界定，哪个科室、哪些人员拥有哪些权限都有明确的规定，同时，也明确了系统管理人员、系统用户的责任和义务；坚持督查督办制度，系统管理人员负责文件的全程监控，充分利用系统的短信提醒、文件催办等功能，做到文件流转到哪里，管理人员就跟踪督办到哪里，从制度上保证了政务公文与信息交换系统的正常运用。此外，还严格执行保密工作制度，做到上网信息不涉密，涉密信息不上网。

    4、狠抓人员培训

    任何工作的推动都离不开人的要素。在政务公文与信息交换系统实施的前期，需要有一名精通系统的人员进行维护和管理。在系统正式运行以后，遇到操作困难，必须能够及时解决，否则，必然影响到干部职工使用的热情和积极性，因此，我们把狠抓培训，提高系统应用能力摆在了突出位置。一是制定科学的培训、应用计划，制发了系统使用手册幻灯片，并合理安排时间，采用了计算机基本操作培训和政务公文与信息交换系统培训相结合的方式，组织集中培训四次，有侧重地讲解，全面覆盖，重点突破，力求照顾到每个人；二是各科室选一批计算机基础比较好的干部，由系统管理员进行培训后，再对自己科室人员培训，起到“以点带面”的作用；三是在机关内部开展相互学习交流活动，介绍应用经验和方法，弥补不足，从而达到共同促进的目的；四是虚心向其他市直单位学习，虚心向市政府业务主管部门请教，掌握系统最新技术和发展动态；同时，市政府信息中心专家也多次上门指导，增强了我们的信心。

    5、注重应用创新

    在政务公文与信息交换系统应用过程中，我们坚持“统筹安排、分步实施、先易后难、注重创新”的工作原则，有计划、分步骤地推进，使干部职工尽快熟悉掌握了该软件系统的使用方法。公文流转、公文签收和办理、督查、文件查询、会议通知等主要办公业务全部通过该系统传输，全面启动了无纸化办公。与此同时，我们也进行了一些新的尝试：一是以政务公文与信息交换系统为平台，建立了市县联动机制。为了便于联系沟通，我们在市局用户中为每一个县局新增一个帐号，并严格要求，专人负责，确保上班时间在线，从而保证了市县信息渠道的畅通；二是以政务公文与信息交换系统为平台，建立了公文签收机制。充分利用该系统“公文处理”模块中“手工登记”功能，将省局网站上发布的文件进行签收登记、传阅签批。三是以政务公文与信息交换系统为平台，建立了信息发布审核机制。凡是在市食品药品监督管理局网站或其它媒体上发布的新闻稿件，市局机关、县局均要利用该系统“公文处理”功能模块，按照起草、科室（县局）负责人核稿、办公室主任审核、局领导签发程序办理。四是以政务公文与信息交换系统为平台，健全了政府信息公开发布机制。为进一步贯彻落实《政府信息公开条例》，我局利用该系统对拟公开政府信息内容（包括部门动态、规范性文件、政策法规等）进行严格审查，有力地规范了政府信息公开内容的发布。

    二、几点体会

    1、工作效率进一步提高

    作为办公室的工作人员感触最深的是，以前办理文件从登记、分类、签批、承办到转发各单位，都是靠文档管理人员手工操作和双脚跑腿，把文件送到领导办公室，领导签批后再去取，经常是一个领导一个领导办公室地跑；批示后再由工作人员把文件打印、复印、装订。每年都有大量的公文上报和下发，工作人员常常需要来回奔波于机关各科室、政府文件交换站、邮政局之间，既辛苦又耗人，既费时又费事。现在通过政务公文与信息交换系统传递，在网上进行多份公文的发送都可以实现即送即达，在查找文件时，也不需翻箱倒柜，只要在系统内输入关键字就可以快速查找，工作效率得到了极大地提高。

    2、工作程序进一步规范

    政务公文与信息交换系统中各种程序已经按规范化的要求设定，必须依照程序一步一步走，工作程序进一步规范。比如我局的发文，就必须经过相关人员起草、科室负责人核稿、办公室主任审核、局领导签发的程序,避免了我们过去可能存在一些文件程序不够完善、审核不够严格的问题。通过该系统“公文处理”模块办理公文，既节约纸张、方便查询，又规范了我们过去可能存在的一些不正规的发文方式，保证了发文的严肃性，又避免了文件丢失的现象，同时还可以避免一文多投、公文积压和公文乱传等现象，提高了公文流转速度。

    3、工作作风进一步转变

    使用政务公文与信息交换系统不仅提高了工作效率，而且转变了工作作风。一是使用系统以后，传递文件在哪一个步骤、哪一个环节，都可以跟踪，这不仅使责任更加清晰，而且形成了领导与科室之间办公效率互动提高的良性循环。二是通过完善相关管理制度，使大家养成了及时查阅文件和办理文件的良好习惯，对改进机关工作作风起到了极大的促进作用。三是系统许多功能模块，工作人员可根据需要快速开展工作。如一般信息、通知发布，文件的签收与公文的发布等等，快捷、方便的工作方式，给我局的管理工作注入了生机与活力。